Adatvédelem
Ez a tájékoztató bemutatja, hogy a TűzNaplóPro, röviden TNPro weboldal, webalkalmazás, demo rendszer, PartnerPortál és kapcsolódó szolgáltatások használata során milyen személyes és üzleti kapcsolati adatok kezelése történik.
A jelen tájékoztató a TNPro jelenlegi működése és tervezett moduljai alapján készült. A szolgáltató pontos cégadatait, az al-adatfeldolgozók végleges listáját, a fizetési szolgáltatót, az adatvédelmi tisztviselő esetleges adatait és a megőrzési idők végleges jogi indoklását adatvédelmi szakértővel vagy ügyvéddel kell ellenőriztetni.
A TNPro szolgáltatás adatkezelője:
A TNPro egyes adatkezelésekben adatkezelőként, más esetekben adatfeldolgozóként járhat el.
Adatkezelőként jár el például a demo igénylés, TNPro előfizetés, licenc- és aktiváló kódkezelés, kapcsolattartás, support kommunikáció, admin fiókok, rendszerbiztonsági naplózás, PartnerPortál fizetési és elszámolási folyamatok, valamint marketing hozzájárulások esetén.
Adatfeldolgozóként járhat el akkor, amikor a tűzvédelmi cég a saját ügyfelei adatait, telephelyeit, eszközeit, munkalapjait, jegyzőkönyveit, dokumentumait, fotóit vagy aláírásait kezeli a rendszerben. Ilyenkor az adatkezelő jellemzően a tűzvédelmi cég, a TNPro pedig technikai rendszert biztosító adatfeldolgozó.
A rendszerben az alábbi személyek adatai jelenhetnek meg:
A TNPro-ban a szolgáltatás jellegétől függően az alábbi adatok kezelése történhet:
Az adatkezelés fő céljai és jogalapjai:
Demo igényléskor a rendszer email címet és telefonszámot kér. A telefonszám célja az egy telefonszámhoz kapcsolódó egyszeri demo igénylés ellenőrzése és a visszaélések megelőzése. Jelenlegi működés szerint a belépési adatok, útmutató és ismertető emailben érkeznek.
A demo profil alapértelmezett időtartama 72 óra. A lejárt demo profil törölhető vagy archiválható. Az ugyanazzal a telefonszámmal történő ismételt demo igénylés visszautasítható.
A TNPro offline terepi használatot is támogathat. Online belépéskor a rendszer eszközhöz kötött offline munkameneti jogosultságot állíthat ki. Ennek kezeléséhez eszközazonosító, device fingerprint, aktív munkamenet, offline lock, lejárati idő és szinkronizációs státusz kezelése szükséges.
A böngésző helyi tárhelye, service worker cache és ideiglenes offline adatok a terepi használatot szolgálják. Ezek törlése a felhasználó eszközén adatvesztést vagy újrabejelentkezési igényt okozhat.
A PartnerPortálon a végügyfél kizárólag a saját adatait láthatja. A végügyfél számára megjelenhetnek a saját cégadatai, telephelyei, dokumentumai, munkalapjai, jegyzőkönyvei, karbantartási dátumai és a szolgáltató tűzvédelmi cég elérhetőségei.
PartnerPortál fizetés vagy elszámolás esetén a rendszer kezelheti a díjakat, fizetési ciklusokat, fizetési státuszt, platformdíjat, partneri részesedést, tranzakciós azonosítókat és payout státuszokat. A végleges fizetési szolgáltató élesítése után annak adatkezelési tájékoztatója és szerződéses feltételei is irányadók lehetnek.
A TNPro adminisztrációs és support folyamatai naplózottak. A napló tartalmazhatja az admin vagy felhasználó azonosítóját, szerepkörét, művelet típusát, időpontját, IP címet, user agentet, érintett céget, modult, előző és új értéket, valamint a művelet sikerességét.
Admin alapból nem férhet hozzá cégbelső adatokhoz support engedély nélkül. Ideiglenes support hozzáférés esetén a hozzáférés célja, időtartama, jogosultsági szintje, jóváhagyása és minden lényeges művelete naplózásra kerül.
A felhasználók által feltöltött dokumentumok, fotók és aláírások a tűzvédelmi munkavégzés, dokumentáció, jegyzőkönyvezés, ügyfélportál és bizonyítás célját szolgálhatják. Ezek érzékeny üzleti vagy személyes adatot is tartalmazhatnak, ezért hozzáférésük jogosultság alapján korlátozott.
A felhasználó vagy ügyfélcég felelős azért, hogy csak olyan dokumentumot, fotót vagy aláírást töltsön fel, amelynek kezelésére megfelelő jogalappal rendelkezik.
Az ügyfél- és telephelynézetben címek vagy GPS koordináták alapján térképes előnézet és útvonaltervezési link jelenhet meg. A térképes funkció célja, hogy a technikus gyorsabban navigáljon a karbantartási helyszínre.
Google Maps vagy más külső térképszolgáltató megnyitásakor a külső szolgáltató saját adatkezelési feltételei is érvényesülhetnek. A TNPro nem irányítja a külső térképszolgáltató adatkezelését.
A TNPro működtetéséhez al-adatfeldolgozók és technikai szolgáltatók igénybevétele lehet szükséges. Ilyenek lehetnek például:
A végleges al-adatfeldolgozói lista külön dokumentumban vagy jelen tájékoztató frissített verziójában kerül rögzítésre.
A TNPro technikai és szervezési intézkedésekkel védi az adatokat. Ilyen intézkedések lehetnek többek között:
Az adatok megőrzése célhoz kötötten történik. Irányadó megőrzési logika:
A TNPro támogathatja cégprofilok archiválását, felhasználók deaktiválását, demo profilok automatikus törlését vagy archiválását, ügyfélportál megszüntetését, dokumentum archiválását és adatexportot.
Jogilag vagy üzletileg releváns dokumentumokat nem minden esetben lehet azonnal véglegesen törölni. Ilyen esetben archiválás, korlátozás vagy megőrzési idő alkalmazható.
Az érintettet a GDPR alapján többek között az alábbi jogok illethetik meg:
Ha az adatot a tűzvédelmi cég kezeli saját ügyfele kapcsán, az érintetti kérelmet elsődlegesen az adott tűzvédelmi cég mint adatkezelő kezeli. A TNPro ilyen esetben adatfeldolgozóként közreműködhet.
Adatvédelmi kérdés vagy érintetti kérelem az alábbi email címen nyújtható be: tnpro@budapest-tuzvedelem.hu.
A kérelem teljesítése előtt a jogosultság és személyazonosság ellenőrzése szükséges lehet. A válaszadás határideje és módja a GDPR rendelkezései szerint történik.
Adatvédelmi incidens lehet például jogosulatlan hozzáférés, hibás jogosultsági beállítás, rossz ügyfél adatainak megjelenése, fiókfeltörés, elveszett eszköz, adatbázis-szivárgás vagy nyilvánosan elérhetővé vált dokumentum.
Incidens esetén a TNPro incidenskezelési folyamatot alkalmaz. Ha a jogszabály alapján szükséges, az adatvédelmi incidenst indokolatlan késedelem nélkül, lehetőség szerint 72 órán belül be kell jelenteni a felügyeleti hatóságnak, illetve értesíteni kell az érintett adatkezelőt vagy érintetteket.
Az érintett jogosult panaszt tenni a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál.
A TNPro webapp a működéshez böngésző oldali helyi tárhelyet, service worker cache-t és technikai azonosítókat használhat. Ezek célja a bejelentkezés, offline működés, eszközazonosítás, felhasználói beállítások, témaválasztás és szinkronizáció biztosítása.
Jelenlegi működés szerint a publikus oldalon nincs feltétlenül szükség marketing cookie-kra. Amennyiben később analitika, hirdetési mérés vagy külső marketing eszköz kerül bevezetésre, erről külön cookie tájékoztató és szükség esetén hozzájáruláskezelés szükséges.
A TNPro alapvetően európai vagy magyar szolgáltatói környezetben működtetendő. Amennyiben valamely külső szolgáltató harmadik országba továbbít adatot, az csak megfelelő jogalappal, garanciákkal és az adott szolgáltató adatkezelési feltételeinek figyelembevételével történhet.
A TNPro jelenlegi célja munkaszervezési, nyilvántartási és dokumentációs támogatás. A rendszer nem végez olyan automatizált döntéshozatalt vagy profilalkotást, amely az érintettre joghatással járna vagy őt hasonlóan jelentős mértékben érintené.
A szolgáltató jogosult jelen adatkezelési tájékoztatót módosítani, különösen új modul, új al-adatfeldolgozó, fizetési szolgáltató, SMS szolgáltatás, PartnerPortál funkció, jogszabályváltozás vagy adatkezelési gyakorlat változása esetén.
A mindenkor aktuális tájékoztató a weboldalon érhető el. Lényeges változás esetén a szolgáltató a felhasználókat a rendszerben, emailben vagy a weboldalon keresztül tájékoztathatja.